Microsoft Office Access 2007: Funzioni Principali, Panoramica Generale, Attività Iniziali, Creazione-Rimozione Report Significativi, Condivisione Informazioni

Grazie all'interfaccia utente Microsoft Office Fluent e alle funzionalità di progettazione interattive che non richiedono una conoscenza approfondita dei database, Microsoft Office Access 2007 ti aiuta a registrare e visualizzare rapidamente e semplicemente le informazioni. Puoi iniziare facilmente con alcune applicazioni predefinite, modificandole e adattandole secondo le esigenze aziendali in continua evoluzione, raccogliere informazioni tramite moduli allegati a messaggi di posta elettronica o importando i dati da applicazioni esterne, creare e modificare report dettagliati contenenti informazioni ordinate, filtrate, raggruppate e organizzate in modo da consentirti di prendere decisioni più consapevoli. Puoi infine condividere le informazioni trasferendo i file creati in Office Access 2007 in un sito Web di Windows SharePoint Services, tramite cui controllare la cronologia delle revisioni, recuperare informazioni eliminate, impostare le autorizzazioni di accesso ai dati ed eseguire backup delle informazioni a intervalli regolari.


Office Access 2007 offre una raccolta di soluzioni di database predefinite che ti permettono di iniziare a lavorare immediatamente.

Rapide attività iniziali per la registrazione delle informazioni

Puoi iniziare molto velocemente utilizzando le funzionalità dedicate alla valorizzazione dei risultati di Office Access 2007:

* Soluzioni predefinite. Nel nuovo Riquadro attività iniziale è inclusa un'ampia gamma di soluzioni di database predefinite. Puoi utilizzare queste applicazioni così come sono per registrare contatti, eventi, problemi, beni, attività e molto altro oppure come modelli da migliorare e personalizzare per adattarle al tipo di informazioni di cui desideri tenere traccia in base alle esigenze. Via via che altri modelli dell'applicazione saranno disponibili su Microsoft Office Online, verranno segnalati nel Riquadro attività iniziale.
* Interfaccia utente Office Fluent. Ad Access 2007 è stato conferito un aspetto più moderno che ti consente di creare, modificare e utilizzare applicazioni di registrazione (soluzioni di database di Access) in modo semplice. L'interfaccia utente Office Fluent è sensibile al contesto e ottimizzata per l'efficienza e la reperibilità delle opzioni necessarie. Dei circa 1.000 comandi disponibili, l'interfaccia utente Office Fluent rende visibili solo quelli pertinenti all'attività in corso nel momento specifico. La visualizzazione con finestre a schede, una nuova barra di stato, nuove barre di scorrimento e una nuova barra del titolo conferiscono inoltre alle applicazioni sviluppate con Office Access 2007 un aspetto molto innovativo.
* Funzionalità di spostamento migliorate. Il nuovo riquadro di spostamento offre una visualizzazione più completa di tabelle, maschere, query e report che ti consente, tra l'altro, di creare gruppi personalizzati per organizzare e visualizzare tutte le maschere e tutti i report correlati a una singola tabella.
* Creazione rapida di tabelle. Grazie a Office Access 2007 puoi utilizzare direttamente un foglio dati per creare e personalizzare le tabelle in modo più semplice, immettendo le informazioni desiderate in una cella di dati, proprio come in Microsoft Office Excel. Quando immetti un nuovo valore, in Office Access 2007 viene automaticamente aggiunto un nuovo campo e rilevato il tipo di dati, ad esempio Data/ora, Numerico o Testo. Puoi anche incollare tabelle di Excel in un nuovo foglio dati e attendere quindi che vengano creati tutti i campi e che i tipi di dati vengano rilevati automaticamente.
* Importazione dei record dei contatti da Microsoft Office Outlook 2007. Office Access 2007 semplifica lo scambio dei record di singoli contatti di Access con Office Outlook 2007. A questo scopo, puoi importare il record di un contatto di Outlook in Office Access 2007 e, inoltre, esportare il record di un contatto da Office Access 2007 e salvarlo come contatto in Office Outlook 2007.


L'interfaccia utente Office Fluent riprogettata di Office Access 2007 offre una profonda integrazione con i contatti di Office Outlook 2007.

* Dati filtrati e ordinati. In Office Access 2007 è più facile filtrare i dati per una maggiore chiarezza delle questioni aziendali. Sono disponibili diverse opzioni di filtro per dati di tipo Data/ora, Numerico e Testo. Queste nuove opzioni consentono di filtrare in modo più semplice una colonna di dati per visualizzare, ad esempio, tutti i record della colonna inclusi in Oggi, Ieri, Settimana scorsa, Mese prossimo, Data futura, Data passata e così via. L'utilizzo dei filtri è coerente in Office Excel 2007 e Office Access 2007 e ti consente di trovare le informazioni necessarie senza dover apprendere nuove modalità.


Con Office Access 2007 è più facile filtrare i dati ai fini di una maggiore chiarezza delle questioni aziendali.

* Utilizzo di campi multivalore. Office Access 2007 supporta tipi di dati complessi, tramite cui puoi creare colonne nelle cui celle sono consentiti più valori. Se, ad esempio, assegni un'attività a due persone, puoi includere entrambi i nomi nella stessa cella. La tecnologia Windows SharePoint Services è compatibile con questi tipi di dati complessi per garantire la simmetria tra gli archivi dati locali e quelli basati sul Web.
* Collegamento di documenti e file al database. Le informazioni memorizzate nelle applicazioni sono più interessanti e utili che mai. Puoi collegare più file, ad esempio foto, documenti o fogli di calcolo, a singoli record all'interno dell'archivio dati per utilizzarli come semplice riferimento. Se il file non è in un formato compresso, viene compresso automaticamente da Office Access 2007 per ottimizzare lo spazio disponibile sul disco rigido.
* Progettazione interattiva di maschere. Office Access 2007 offre un'interfaccia WYSIWYG per la progettazione di maschere. È possibile progettare e modificare in tempo reale il layout di una maschera e visualizzarne un'anteprima durante la creazione. L'interfaccia WYSIWYG consente di creare maschere molto rapidamente, per ottimizzare i tempi dedicati al lavoro vero e proprio anziché ai problemi relativi a progettazione e formattazione.
* Formato RTF. Se desideri testo in grassetto o in corsivo, Office Access 2007 ti offre supporto RTF per i dati memorizzati nelle tabelle.



La modifica di maschere in Office Access 2007 in modalità di progettazione interattiva rappresenta un vero e proprio approccio WYSIWIG.


Creazione e modifica di report significativi

Puoi utilizzare Office Access 2007 per gestire in modo efficace la complessità delle informazioni consolidandole in report significativi che ti aiutano a prendere decisioni più consapevoli.

* Modifica dei report in modalità di progettazione interattiva. Grazie alle nuove funzionalità di Office Access 2007, puoi definire come verranno visualizzati i dati in un report man mano che lo crei. Tramite la nuova interfaccia WYSIWYG puoi modificare il layout del report mentre gestisci i dati nella finestra di progettazione, in modo da non dover eseguire il report per visualizzarne l'aspetto sulla pagina. Questa novità semplifica la creazione di un report di alto livello e ti consente di risparmiare tempo.
* Modalità Browse interattiva per i report. La nuova modalità Browse per i report semplifica l'accesso ai report degli utenti. Premendo CTRL+F puoi trovare record, copiare dati in altre applicazioni e accedere a record dettagliati per modificare i dati. Grazie alle nuove funzionalità di filtro puoi ottenere informazioni più chiare che ti aiuteranno a prendere decisioni più consapevoli.
* Raggruppamento delle informazioni in report. Il Riquadro di raggruppamento migliorato offre una visualizzazione accurata dei raggruppamenti di dati per consentirti di visualizzare immediatamente in anteprima le modifiche applicate ai report. Puoi aggiungere in modo semplice totali, subtotali, conteggi e altri elementi per analizzare i dati nel modo ottimale. Puoi inoltre raggruppare le informazioni in uno o più livelli e aggiungere subtotali.


Puoi raccogliere informazioni da altri utenti in messaggi di posta elettronica tramite moduli di InfoPath (o in formato HTML) generati da Office Access 2007.

Condivisione delle informazioni registrate

Tramite Office Access 2007 puoi raccogliere informazioni in modo semplice e renderle disponibili ad altri utenti con protezione e flessibilità maggiori.

* Raccolta di dati tramite Office Outlook 2007. Office Access 2007 semplifica il processo di raccolta delle informazioni da altri utenti. Viene infatti creato automaticamente un modulo di raccolta dati tramite Microsoft Office InfoPath 2007 o il formato HTML nel corpo del messaggio di posta elettronica. Puoi quindi inviare questo modulo ai destinatari utilizzando gli indirizzi di posta elettronica dalla cartella Contatti di Outlook o da Access. Office Outlook 2007 elabora i moduli in arrivo e salva i dati nell'archivio dati di Office Access 2007, aggiornandoli in modo efficace nell'applicazione senza richiedere ulteriori operazioni di immissione manuale.


Puoi raccogliere informazioni da altri utenti in messaggi di posta elettronica tramite moduli di InfoPath (o in formato HTML) generati da Office Access 2007.

* Collaborazione sul Web tramite Windows SharePoint Services. I siti Web basati su Windows SharePoint Services offrono una posizione in cui il team può comunicare, condividere documenti e collaborare su un progetto. Tramite Office Access 2007 puoi pubblicare i file di Access in raccolte o spostare l'applicazione in Windows SharePoint Services, trasferendo i dati e il database front-end sul server in modo che il team possa interagire facilmente con i dati tramite il browser. I moduli e i report possono essere visualizzati, aggiornati o eliminati direttamente nel sito di Windows SharePoint Services in base alle impostazioni relative alle autorizzazioni specificate.
* Registrazione di elenchi Windows SharePoint Services con Office Access 2007. Per ottenere maggiori opportunità di utilizzo, è possibile registrare le informazioni in elenchi Windows SharePoint Services utilizzando il client Office Access 2007 nel computer.
* Utilizzo non in linea di elenchi Windows SharePoint Services. Tramite Office Access 2007, puoi utilizzare Windows SharePoint Services non in linea. Durante un viaggio, ad esempio, puoi mantenere una copia locale di un elenco SharePoint nel computer portatile, in cui puoi modificare ed eseguire query come in qualsiasi tabella di Office Access 2007. Le maschere e i report che utilizzano un elenco SharePoint sono completamente interattivi e quando, in seguito, il computer portatile tornerà in linea, l'elenco locale potrà essere sincronizzato da Office Access 2007 con quello in linea.
* Integrazione con il flusso di lavoro di Windows SharePoint Services. Gli autori di Office Access 2007 possono utilizzare la regola business creata con il supporto dei flussi di lavoro in Windows SharePoint Services per sviluppare applicazioni di collaborazione per gruppi di lavoro. Puoi utilizzare il flusso di lavoro per assegnare automaticamente attività ad altri utenti, indicare lo stato del progetto e garantire che le attività vengano completate in tempo. Tutte le attività di Windows SharePoint Services possono essere visualizzate in Office Access 2007 o Office Outlook 2007 a seconda delle tue abitudini di lavoro.
* Notifiche di posta elettronica e RSS. Gli utenti possono sottoscrivere notifiche di posta elettronica relative all'aggiunta, all'eliminazione o alla modifica di record. Gli utenti di sottoscrizioni Really Simple Syndication (RSS) possono anche sottoscrivere feed di elenchi in Office Outlook 2007.
* Connessioni mobili. Agli elenchi Windows SharePoint Services è inoltre possibile accedere tramite un telefono cellulare, in modo che gli utenti remoti possano ottenere informazioni aziendali continuamente aggiornate.
* Supporto PDF e XPS. Tramite Office Access 2007 puoi salvare un report come file in formato PDF (Portable Document Format) o XPS (XML Paper Specification) per la stampa, l'inserimento e la distribuzione tramite posta elettronica. Salvando il report come file PDF o XPS, puoi acquisire le informazioni del report in un formato facilmente distribuibile in cui siano mantenute tutte le caratteristiche di formattazione e grazie al quale non è necessario che gli altri utenti dispongano di Office Access 2007 per stampare o esaminare il report.1

1Puoi salvare un file in formato PDF o XPS da un programma di Microsoft Office System 2007 solo dopo l'installazione di un componente aggiuntivo.


Lo spostamento dell'applicazione di Office Access 2007 in Windows SharePoint Services consente l'accesso alle informazioni tramite browser.

Gestione e controllo di informazioni riservate

Office Access 2007 ti consente di rispondere in modo più semplice alle esigenze di gestione delle informazioni grazie a una maggiore trasparenza dei dati in un ambiente gestibile.

* Protezione ottimale. Per rendere Office Access 2007 ancora più sicuro e coerente con gli altri programmi di Microsoft Office System 2007, sono state incluse funzionalità di protezione nuove e migliorate, con caratteristiche unificate di conferma dell'attendibilità integrate nel Centro protezione di Office. I percorsi attendibili garantiscono in modo più semplice l'attendibilità di tutti i database memorizzati in cartelle con impostazioni di protezione avanzate. Per contro, puoi caricare un'applicazione di Access con macro e codice disattivati per garantire operazioni protette.


Le nuove funzionalità di Office Access 2007 ti consente di tenere traccia dei record e di identificarne l'autore nonché gli utenti che li hanno modificati ed eliminati.

* Controllo dei dati. Senza alcun supporto da parte del personale IT, puoi effettuare la migrazione dei dati in modo semplice dal file di database locale a un server con Windows SharePoint Services che gli esperti IT dell'organizzazione possono gestire, proteggere e sottoporre a backup in base ai criteri in vigore nell'organizzazione.
* Cronologia delle revisioni. Le nuove funzionalità consentono di tenere traccia dei record e di identificarne l'autore e gli utenti che li hanno modificati ed eliminati. Se lo desideri, puoi inoltre visualizzare il momento in cui sono state modificate le informazioni e ripristinare i dati precedenti alle modifiche.
* Impostazioni relative alle autorizzazioni. Tramite Windows SharePoint Services puoi definire gli utenti autorizzati ad accedere ai dati e assegnare autorizzazioni di lettura limitate o diritti di modifica completi.
* Cestino. Puoi ripristinare i dati eliminati per errore utilizzando la funzionalità Cestino di Windows SharePoint Services.